≪議事録作成≫
会議やミーティング、研修などで作成する議事録。いつ、どこで、誰が、どのようなことを、どのように、何を決定したかを明確にするものです。 ここでは、議事録の役割を再確認するとともに、仕事を効率化する議事録作成のチェックポイントをお伝えします。１．議事録とは
議事録とは、「あるテーマをもとに、調査、検討し話し合った経緯と、それにより決定した事項を記録したもの」をいいます。 議事録は会議で取ったメモをもとに作成し、それをメールや文書などで共有します。共有後は保管します。 例えば、担当していた仕事で、急に取引先の担当者が変わることや、自分の上司や仲間が変わり、その仕事の背景や経緯を一から説明しなければならない、いわば仕事が振り出しに戻ってしまった経験等はありませんか？ そのような時に威力を発揮するのが、議事録です。 まずは議事録に目を通しておいてもらえば、何がどのようになっているのか、おおよそ見当がつきます。その上で説明すれば、話の中で抜け、モレが生じることも少なく効率もよくなります。また説明を受ける側も、事前に全体のイメージをとらえ、自分の役割や、するべき仕事についても理解が進むので、取り組み開始までの時間が短縮できます。 社外の場合でも、事前に議事録を共有しておけば、話を進めやすいでしょう。議事録を共有していないケースであれば、打ち合わせ時に議事録を持参し、必要なタイミングやポイントで目を通してもらうと効果的です。 このように将来の用途を踏まえて記事録を作成しておけば、効率的に仕事を進めることができます。２．議事録作成チェックリスト
1.議事録名称
2.議事録記載日
3.部署名（または担当者名）
4.会議および打ち合わせ概要項目
5.議題
6.議題ごとの責任者
7.議題ごとの話し合い時間
8.議題ごとの検討事項（概要）
9.決定事項（誰が、何を、いつ、どのようにを記載）
10.次回テーマと実施予定日（次回資料の配布有無、取り組み依頼テーマ）
11.その他特記事項
12.発言内容（検討経緯：誰が、何を、どのように）記録